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为无法计划的事情制定计划。这听起来像是一个矛盾的说法，但这就是业务应急计划背后的概念：为公司的潜在风险做好准备，以确保尽可能多的业务连续性，即使发生意外情况也是如此。
每个企业都面临着剧变、颠覆和意外的挫折，有些比其他的更令人惊讶或更严重。无论这些潜在事件的范围有多大，您都可以采取措施保护您的公司。以下是有关业务应急计划的知识以及如何制定成功的剧本（即使您希望永远不会使用它）。
✂️ 快捷方式
什么是业务应急计划？
业务应急计划（或业务连续性计划）是您的公司如何快速响应破坏性事件并保持运营的策略。全面的计划列出了管理层、员工和其他利益相关者在多种情况下应采取的步骤，以帮助最大限度地减少对日常运营的影响并快速恢复。轻微的意外事件可能包括导致网站中断几个小时的技术故障，或者客户服务团队患病并导致人员短缺。
应急计划与风险管理
应急计划与风险管理相关，尽管它们在几个重要方面有所不同。业务应急计划提供对特定中断的战术响应，其重点是确保业务连续性，同时帮助公司尽快恢复。相比之下，风险管理是一个更广泛且持续的过程：集思广益，评估公司可能面临的所有风险，评估每种风险的可能性，并实施减少或管理风险的策略。
应急计划示例
自然灾害规划就是应急计划的一个例子。假设您的一些员工位于中西部，龙卷风袭击了您三名员工的所在地。如果飓风袭击佛罗里达州海岸（您的企业在那里设有大型办公室），情况也可能如此。指定工作人员会联系受影响的人员并确认他们安全，但在道路通行、停电结束和互联网服务恢复之前，他们无法返回工作岗位。然后，管理层将订单履行等任何关键操作重新分配给其他员工，这些员工已经接受过这些任务的培训和准备，以确保业务连续性。
制定应急计划的 5 个步骤
以下是制定应急计划的分步指南：
1. 组建规划团队并集思广益主要风险
应急计划流程不仅应包括管理层，还应包括关键人员：IT、采购、人力资源、销售或任何其他相关团队的领导者。全公司范围内的代表是任何用于识别可能威胁的头脑风暴会议的一个重要方面，因为这些员工了解组织运营的细节和最大的风险。关于业务风险的公开对话是开始制定全面且成功的应急计划的好方法。
2. 执行业务影响分析 (BIA)
分析企业的正常运营可以帮助您识别整个组织中最重要的潜在威胁。哪些业务功能和系统最关键？每个特定风险的潜在财务、运营或声誉影响是什么？公司运营各个方面最坏的情况是什么？这如何会影响到业务的其他部分？回答这些假设将帮助您确定优先顺序并开始制定缓解计划。
3. 制定应对和恢复策略
现在，您可以为迄今为止确定的每种情况制定缓解计划和恢复策略。该流程会根据您面临的危机而有所不同，但可能包括建立应急响应程序、数据备份、替代供应商选择、远程工作安排、自然灾害恢复和供应链危机管理。此过程可以包括在不利事件发生后指定谁负责危机沟通。
4. 测试计划并培训员工
通过模拟练习进行计划测试，以评估应急计划的优点和缺点，并确定是否需要更改，甚至需要备份计划或 B 计划。如果计划被修改，请通知关键员工并对他们进行新协议的培训。这可能包括自然灾害和消防演习、关于网络安全最佳实践和危机应对的强制性员工培训，或者在需要时对一些员工进行交叉培训以履行其他职责。
5.定期审查新风险并根据需要更新计划
由于风险不断变化，请重新审视和修改您的计划，以便更好地准备避免灾难。定期审查新风险是计划维护的重要步骤，包括吸取内部或外部事件的经验教训，根据人员和运营的变化进行调整，以及考虑新技术或工具。
6种应急计划
每个企业的应急计划都是独一无二的，但应急计划有几种主要类型，包括：
1、信息系统
这是许多公司的主要计划，因为大多数组织依赖计算机、数据存储和互联网进行日常运营。风险包括系统中断、网络攻击和数据泄露。应急计划可能涵盖数据备份和恢复、系统冗余以及黑客响应程序。
2. 灾害
这些计划通常涉及较小规模的灾难和重大的所谓天灾事件。影响较小的可能风险可能包括管道爆裂导致主办公室数天无法使用等事件，而影响较大的潜在风险可能是重大自然灾害，例如飓风摧毁办公室或毁坏仓库库存。缓解策略可能涉及确保工人安全、恢复信息技术 (IT) 系统、将员工或关键业务职能转移到其他地点，以及尽快让业务恢复正常的其他措施。
3、财务
应急计划的这一部分涉及可能是公司内部或宏观外部因素的财务事件。风险包括不可避免的周期性经济衰退，这可能会损害客户的消费能力和对您产品的需求。其他风险可能是内部风险，并且可能更具破坏性，例如员工盗窃资金或库存。每一项都会给公司带来经济损失。应急计划可能包括维持最低现金储备、利用银行信贷额度来改善现金状况，或通过新收入来源或调整定价等策略来促进销售。
4. 危机沟通
这一部分围绕危机时期清晰的内部和外部沟通。风险包括内部消息传递缺乏一致性、员工对公司的反应或他们在其中所扮演的角色感到困惑，以及损害您的品牌或声誉的负面外部关注或新闻报道。该计划应包括与员工和外部利益相关者建立清晰沟通渠道的流程，对指定发言人进行培训和通报，以及建立指挥系统来管理消息传递并使重要各方随时了解危机的最新发展情况。
5. 健康/流行病
COVID-19 的突然蔓延促使大多数公司制定应对流行病或其他健康危机的计划。措施可能包括员工安全协议、进入工作场所的规则、与利益相关者的沟通以及支持远程工作支持和技术。
6、供应链
您公司生产产品和服务的能力可能取决于对材料或供应商的访问。如果是这样，风险包括原材料短缺、供应商倒闭和贸易限制等中断。缓解计划可能涉及确保备用供应商的安全、跟踪市场中的物流挑战以及维持库存或材料的紧急供应。
业务应急计划常见问题解答
为什么企业需要应急计划？
每个企业都面临着动荡、颠覆和意外的挫折。通过应急计划为这些事件做好准备可以帮助整个团队共同保持冷静、执行计划并尽可能确保业务连续性。
应急计划和危机管理有什么区别？
这些概念相关但不相同。应急计划是一种积极主动的策略：制定应对未来潜在干扰或危机的计划。相比之下，危机管理是被动的、即时的：为响应事件而采取的行动，通常包括实施应急计划中的步骤（如果有的话）。
如何避免应急计划陷阱？
企业可以采取一些步骤来避免应急计划中的陷阱：让企业内外的主要利益相关者参与制定计划；根据可能性和对业务的影响确定风险的优先级；测试计划并根据需要进行修改；定期进行全面的风险评估；培训员工并在发生危机时保持清晰的沟通渠道。
如何为意外情况制定业务应急计划
